Tugas 1 Sistem Informasi Manajemen

Peranan Manajer Dalam Mengelola Sistem Informasi Manajemen di dalam Perusahaan

Nama : Sarah Gusti Helmi

NPM : 47211892

Kelas : 3DA01

BAB I
Pendahuluan

Empat jenis sumber daya yang pertama merupakan sumber daya fisik karenamemiliki wujud, sedangkan informasi adalah sumber daya konseptual.Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.Manajer memastikan bahwa data mentah akan diproses secara optimal agar diperoleh informasi yang berguna. Manajer memastikan orang yang layak dalamorganisasi menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan saat yang tepat agar dapat dimanfaatkan, kemudian manajer mengganti informasi yang tidak berguna danmenggantikannya dengan informasi yang baru dan akurat.

BAB II

Pembahasan

LANGKAH-LANGKAH YANG DI AMBIL MANAJER DALAM MENENTUKAN SUMBER DAYA FISIK DAN SUMBER DAYA KONSEPTUAL

Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi yang sama dan memainkan peran yang sama. Adapun fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan oleh Henry Fayoll yang merupakan seorang ahli teori manajemen perancis antara lain:

1.      Perencanaan (Planning ) yaitu bagian-bagian yang akan membuat suatu rencana yang akan dilakukan.

2.       Penataan atau pengorganisasian (Organizing) adalah bagian pelaksana untuk mencapai rencana tersebut.

3.       Penyusunan Staf (Staffing) yaitu organisasi dengan sumber daya yang diperlukan.

4.      Pengarahan (Directing) yaitu bagian yang mengarahkan untuk melakukan rencana tersebut.

5.      Pengawasan (Controlling) yaitu bagian yang mengawasi, mengendalikan, dan menjaga agar organisasi beroperasi secara optimal.

Semua manajer, apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan.

Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.

Keahlian Manajemen

Tidak semua orang bisa menjadi seorang manajer. Beberapa keterampilan, atau kemampuan untuk menerjemahkan pengetahuan ke dalam tindakan yang menghasilkan kinerja yang diinginkan, diperlukan untuk membantu karyawan lain menjadi lebih produktif.

Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.

Keahlian komunikasi

Tidak semua orang bisa menjadi seorang manajer. Beberapa keterampilan, atau kemampuan untuk menerjemahkan pengetahuan ke dalam tindakan yang menghasilkan kinerja yang diinginkan, diperlukan untuk membantu karyawan lain menjadi lebih produktif. Keterampilan ini jatuh di bawah kategori berikut:

Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.

B. Keahlian Pemecahan Masalah

         Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.

Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

Keterampilan lain yang dibutuhkan oleh manajer

·         Teknis

                  Skill ini membutuhkan kemampuan untuk menggunakan kemampuan khusus atau keahlian untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Akuntan, insinyur, peneliti pasar, dan ilmuwan komputer, sebagai contoh, memiliki keterampilan teknis. Manajer memperoleh keterampilan ini awalnya melalui pendidikan formal dan kemudian mengembangkan mereka melalui pelatihan dan pengalaman kerja. Keterampilan teknis yang paling penting di tingkat bawah manajemen. 

·         -Manusia

                  Keterampilan ini menunjukkan kemampuan untuk bekerja dengan baik dalam kerjasama dengan orang lain. Keterampilan manusia muncul di tempat kerja sebagai semangat kepercayaan, semangat, dan keterlibatan tulus dalam hubungan interpersonal. Seorang manajer dengan keterampilan manusia yang baik memiliki tingkat tinggi kesadaran diri dan kemampuan untuk memahami atau berempati dengan perasaan orang lain. Beberapa manajer secara alami lahir dengan keterampilan manusia yang besar, sementara yang lain meningkatkan keterampilan mereka melalui kelas atau pengalaman. Tidak peduli seberapa keterampilan manusia yang diperoleh, mereka penting bagi semua manajer karena sifat yang sangat interpersonal pekerjaan manajerial.

·           

    -

Konseptual

                  Keterampilan ini panggilan untuk kemampuan untuk berpikir analitis. Keterampilan analitis memungkinkan para manajer untuk memecah masalah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, untuk melihat hubungan antara bagian-bagian, dan untuk mengenali implikasi dari masalah satu untuk orang lain. Sebagai manajer memikul tanggung jawab yang semakin tinggi dalam organisasi, mereka harus berurusan dengan masalah ambigu lebih yang memiliki konsekuensi jangka panjang. Sekali lagi, manajer dapat memperoleh keterampilan ini awalnya melalui pendidikan formal dan kemudian mengembangkan mereka dengan pelatihan dan pengalaman kerja. Semakin tinggi tingkat manajemen, keterampilan konseptual menjadi lebih penting.

Meskipun ketiga kategori mengandung keterampilan yang penting bagi manajer, kepentingan relatif mereka cenderung bervariasi dengan tingkat tanggung jawab manajerial.
Bisnis dan manajemen pendidik semakin tertarik dalam membantu orang memperoleh teknis, ketrampilan manusia, dan konseptual, dan mengembangkan kompetensi spesifik, atau keterampilan khusus, yang berkontribusi terhadap kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Berikut ini adalah beberapa keterampilan dan karakteristik pribadi yang Majelis Amerika Collegiate Sekolah Bisnis (AACSB) mendesak sekolah-sekolah bisnis untuk membantu siswa mereka mengembangkan.

·       -  Kepemimpinan

      kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk melakukan tuga.

·        - Self-objektivitas

       kemampuan untuk mengevaluasi diri sendiri secara realistis.

·         Analytic berpikir

      kemampuan untuk menafsirkan dan menjelaskan pola dalam informasi.

·        Perilaku fleksibilitas

      kemampuan untuk memodifikasi perilaku pribadi untuk bereaksi obyektif ketimbang subyektif untuk mencapai tujuan organisasi.

·          Oral komunikasi

       Kemampuan untuk mengekspresikan ide-ide secara jelas dalam kata-kata.

·         Ditulis komunikasi

      Kemampuan untuk mengekspresikan ide-ide jelas secara tertuli.

·         Dampak pribadi

      Kemampuan untuk menciptakan kesan yang baik dan menanamkan kepercayaan

Pengetahuan manajemen

            Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.

Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.
Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

Sistem Perusahaan

 Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.

Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem . Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.

Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.

Pandangan Sistem ini.

1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.

2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik

3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi

4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.

5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

2.1Manajer dan Sistem

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.

A.Pengertian Sistem

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.

B.Elemen Sistem

Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)

        C. Sistem Perusahaan

            Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.

Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem . Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.

Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.

Pandangan Sistem ini,
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

I  Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer

A.                  Fokus Awal pada Data

Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

B.                  Fokus pada Informasi

Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.

C.                  Fokus pada Pendukung Keputusan

Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

D.                  Fokus pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

E.                   Fokus pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.

Manajer hanya tidak pergi keluar dan sembarangan melakukan tanggung jawab mereka. Manajer yang baik menemukan cara untuk menguasai lima fungsi dasar: perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin, dan mengendalikan.

·    Perencanaan

                  Langkah ini melibatkan memetakan persis bagaimana untuk mencapai tujuan tertentu. Katakanlah, misalnya, bahwa tujuan organisasi adalah untuk meningkatkan penjualan perusahaan. Manajer pertama harus memutuskan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu. Langkah-langkah ini dapat mencakup iklan meningkat, persediaan, dan staf penjualan. Langkah-langkah yang diperlukan dikembangkan menjadi rencana. Bila rencana itu di tempat, manajer dapat mengikuti untuk mencapai tujuan meningkatkan penjualan perusahaan.

·     Pengorganisasian

                  Setelah rencana di tempat, manajer harus mengatur timnya dan bahan sesuai dengan rencananya. Menetapkan pekerjaan dan pemberian wewenang adalah dua elemen penting pengorganisasian.

·    Staffing

                 Setelah manajer discerns kebutuhan wilayahnya, ia dapat memutuskan untuk daging sapi sampai staf nya dengan cara merekrut, memilih, pelatihan, dan pengembangan karyawan. Seorang manajer di sebuah organisasi besar sering bekerja dengan departemen sumber daya manusia perusahaan untuk mencapai tujuan ini.

·    Memimpin

                  Seorang manajer perlu melakukan lebih dari sekedar merencanakan, mengatur, dan staf timnya untuk mencapai tujuan. Dia juga harus memimpin. Memimpin melibatkan memotivasi, berkomunikasi, membimbing, dan mendorong. Hal ini membutuhkan manajer untuk melatih, membantu, dan memecahkan masalah dengan karyawan.

·    

      Pengendalian

                  Setelah elemen lain berada di tempat, pekerjaan manajer belum selesai. Dia perlu untuk terus memeriksa hasil terhadap tujuan dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk memastikan bahwa rencana daerah nya tetap di jalur.

Semua manajer di semua tingkat organisasi setiap melakukan fungsi-fungsi, namun jumlah waktu seorang manajer menghabiskan waktu pada masing-masing tergantung pada kedua tingkat manajemen dan organisasi tertentu.

Langkah-langkah yang diambil manajer dalam mengelola sumber daya fisik dan sumber daya konseptual :

Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti.

langkah-langkah yang diambil manajer dalam mengelola informasi fisik:

1.                   Sumber daya diperoleh dan disusun

2.                   Memaksimalkan penggunaan sumber daya

3.                   Mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya menjadi tidak efisien.

langkah-langkah yang diambil manajer dalam mengelola informasi Koseptual:

1.                   Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul untuk diproses menjadi informasi yang berguna.

2.                   Memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi.
tersebut dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat

3.                   Akhirnya, membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantinya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

Sedangkan Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis, adalah sebagai berikut :

     

1.      Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan kemungkinan sebelumnya.

2.      Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.

3.      Tentukan ukuran sampel yang optimal.

4.       Sampel

5.      Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

BAB III

KESIMPULAN

sumber daya fisik karenamemiliki wujud, sedangkan informasi adalah sumber daya konseptual

Keahlian Manajemen

Tidak semua orang bisa menjadi seorang manajer. Beberapa keterampilan, atau kemampuan untuk menerjemahkan pengetahuan ke dalam tindakan yang menghasilkan kinerja yang diinginkan, diperlukan untuk membantu karyawan lain menjadi lebih produktif.

Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.

Keahlian komunikasi
Tidak semua orang bisa menjadi seorang manajer. Beberapa keterampilan, atau kemampuan untuk menerjemahkan pengetahuan ke dalam tindakan yang menghasilkan kinerja yang diinginkan, diperlukan untuk membantu karyawan lain menjadi lebih produktif. Keterampilan ini jatuh di bawah kategori berikut:

Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.

B. Keahlian Pemecahan Masalah

         Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.

Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

langkah-langkah yang diambil manajer dalam mengelola informasi fisik:

4.                   Sumber daya diperoleh dan disusun

5.                   Memaksimalkan penggunaan sumber daya

6.                   Mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya menjadi tidak efisien.

 langkah-langkah yang diambil manajer dalam mengelola informasi Koseptual:

4.                   Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul untuk diproses menjadi informasi yang berguna.

5.                   Memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi.
tersebut dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat

6.                   Akhirnya, membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantinya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

Sedangkan Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis, adalah sebagai berikut :

     

1.    Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan kemungkinan sebelumnya.

2.    Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.

3.      Tentukan ukuran sampel yang optimal.

4.      Sampel

5.      Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.scribd.com/doc/57504550/11/A-Pengelolaan-sumber-daya-oleh-manajer

http://hendi-shandy.blogspot.com/2012/10/manajemen-informasi.html

http://stefanuskaparang.wordpress.com/2010/11/17/informasi-dalam-manajemen-perusahaan/

http://meikha-sianturi.tripod.com/

http://ml.scribd.com/doc/24723881/Sistem-Informasi-Manajemen

http://rey-reycanzy.blogspot.com/2012/07/a.html

http://winda-nurfadilah.blogspot.com/2012/10/1-pengenalan-pada-manajemen-informasi.html